L’agente della riscossione deve conservare le cartelle esattoriali per cinque anni

L’agente della riscossione deve conservare sempre l’originale della cartella per cinque anni, a prescindere dalle modalità di notifica. Nel caso di non possidenza della stessa, inoltre, lo stesso non può limitarsi a depositare l’estratto di ruolo ma deve produrre una apposita attestazione di inesistenza, con indicazione delle cause. Questa è la conclusione raggiunta nella sentenza n. 4/2022 resa dall’adunanza plenaria del Consiglio di stato.

La pronuncia giunge dopo una rimessione effettuata dalla sezione IV del Consiglio di Stato che, sul punto specifico, aveva riscontrato l’esistenza di tre orientamenti giurisprudenziali differenti.

Secondo il primo, in ipotesi di indisponibilità dell’originale suddetto, è sufficiente l’esibizione dell’estratto di ruolo che ha una funzione sostanzialmente surrogatoria della cartella. La seconda tesi legittima il concessionario a non conservare la copia, in caso di spedizione tramite raccomandata ordinaria, dovendosi, in tale eventualità, rilasciare non già l’estratto di ruolo, ma una specifica attestazione di non possidenza. Laddove invece la cartella sia stata spedita via pec o mediante procedura per atti giudiziari, un esemplare in originale, nativo digitale ovvero analogico, rimane sempre agli atti dell’agente della riscossione. Da ultimo, si sostiene che l’obbligo di conservazione della cartella sussiste sempre, non potendosi ritenere dirimente la modalità di notificazione della stessa.

L’Adunanza plenaria, dopo aver rimarcato l’infungibilità della cartella di pagamento, osserva che occorre dare corretta applicazione al disposto dell’articolo 26 del Dpr 602/1973, che impone di conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella. Non esistendo più la matrice, l’obbligo in esame ben può essere assolto da una copia generata dal sistema informatico o anche scannerizzata a valle della stampa.

Non è possibile sostituire la conservazione della cartella con l’esibizione dell’estratto di ruolo, poiché quest’ultimo è un mero «strumento di conoscenza». I concessionari sono pertanto tenuti ad adottare tutte le misure organizzative del caso per garantire l’osservanza del suddetto precetto legislativo. In difetto, gli stessi dovranno rendere una dichiarazione espressa di non possidenza, con indicazione delle cause.

In tal caso, si ritiene, la controversia sarà risolta sulla base degli ordinari criteri di riparto dell’onere della prova. In pratica, laddove siano insorti dubbi sull’effettivo contenuto della cartella e il giudice abbia posto a carico dell’agente della riscossione l’onere dimostrativo, la controversia sarà risolta verosimilmente a favore del debitore.