Accesso agli atti, gli oneri di copia sono un rimborso mai un «utile» per la Pa

La visione dei documenti della Pa non può che essere gratuita. Se così non fosse il modello della massima trasparenza introdotto come principio generale dell'azione amministrativa non avrebbe idonea attuazione. Secondo il Tar Abruzzo (sentenza n. 25/2022) nella fissazione dei costi per la riproduzione di atti a seguito di istanze d'accesso l'amministrazione deve limitarsi a richiedere l'importo esatto dell'onere di riproduzione delle copie. E in ogni caso la somma addebitata al richiedente non può mai costituire un "utile" per la pubblica amministrazione; non potendo l'amministrazione ricavare profitti dall'esercizio di un'attività istituzionale connessa al diritto all'informazione dei cittadini.

Il costo rimborsabile, corrispondente a quello effettivamente documentato dall'amministrazione per la riproduzione degli atti non può include neppure il "prezzo" per il personale impiegato: quest'ultimo costo grava infatti sulla collettività che intenda dotarsi di un'amministrazione moderna e trasparente. Restano ferme in ogni caso le disposizioni in materia di bollo nonché i diritti di ricerca e di visura. Tuttavia questi "diritti" non possono essere svincolati dai parametri di ragionevolezza e di proporzionalità; e dunque la somma richiesta non può mai eccedere i prezzi medi praticati sul mercato. Nemmeno è consentito duplicare i diritti attraverso altre voci di spesa. Deriva che nel caso di ordinarie ricerche di atti chiaramente indicati o agevolmente individuabili l'importo che può essere applicato è necessariamente assai modesto. E ciò anche per non trasformare l'onere economico in questione in un implicito ostacolo al fondamentale e ormai diffuso esercizio del diritto di accesso o addirittura (e peggio) in una misura utilizzata quale "deterrente" per iniziative volte alla conoscenza di atti.

Il Tar ha rilevato che solo successivamente alle istanze di accesso del ricorrente il Comune aveva introdotto un particolare onere (40 euro) per singolo documento. Comportamento che per il giudice amministrativo è da considerarsi non solo immotivato ma anche sproporzionato e arbitrario, per ciò stesso illegittimo. Infatti in assenza di discipline speciali di settore che stabiliscano specifiche modalità di accesso l'amministrazione interessata può chiedere esclusivamente il rimborso dei costi per la fotoriproduzione su supporto cartaceo; ovvero il costo per la copia o la riproduzione su supporti materiali (come ad esempio CD-rom); il costo per la scansione di quei documenti che sono disponibili unicamente in formato cartaceo, in quanto attività assimilabile alla fotoriproduzione e comunque utile alla più ampia fruizione favorita dalla dematerializzazione dei documenti secondo la disciplina del codice dell'amministrazione digitale; il costo di spedizione dei documenti, qualora espressamente richiesta in sostituzione dell'invio tramite posta elettronica ordinaria o posta elettronica certificata, e sempre che questa modalità "tradizionale" non determini un peso eccessivo per la pubblica amministrazione coinvolta.