Le Pa provano l’analisi «digitale» dei fabbisogni - Al via il nuovo portale «acquisti in rete»

Formazione e tecnologia sono le leve per una programmazione efficace. Ma serve una analisi oggettiva dei fabbisogni e la conoscenza dei mercati di riferimento. Lo dicono Pa e imprese nel rapporto «Programmare per acquistare meglio: opportunità e strumenti», realizzato da Promo Pa Fondazione in collaborazione con BravoSolution (a Jaggaer Company) con la partecipazione di oltre 250 stazioni appaltanti e 50 aziende.
Lo studio, voluto per fare il punto sui nuovi obblighi di programmazione degli acquisti di beni e servizi stabiliti nell'articolo 21 del nuovo codice appalti, ha voluto essere occasione « per ricostruire il quadro delle esigenze delle PA, valutare le strategie di spesa più opportune e ottimizzare le risorse economiche e gestionali, », come ha dichiarato Gaetano Scognamiglio, Presidente di Promo Pa Fondazione.
I risultati del lavoro sono stati presentati ieri, il giorno in cui Mef e Consip hanno messo in linea il nuovo Portale «Acquisti in rete», realizzato nell'ambito del Programma di Razionalizzazione degli acquisti nella Pa (si veda il Quotidiano degli enti locali e della Pa del 10 gennaio).

Tecnologia e formazione
L’approccio “digital” accomuna quasi il 45% delle organizzazioni intervistate, che dichiarano di utilizzare già o di essere in procinto di adottare strumenti specifici per l'analisi dei fabbisogni, solo il 20% dichiara invece di utilizzare tecnologie per gestire la programmazione. Dati che da un lato evidenziano - come ha sottolinea Ezio Melzi, Consigliere Delegato di BravoSolution Italia (a Jaggaer Company) - «una crescente consapevolezza e apertura sul fronte della trasformazione digitale dei processi di spesa pubblici», dall’altro fanno apparire forse sottostimato il dato relativo alla necessità di investimenti in questo campo.
Il rapporto mette in evidenza la sensibilità alla questione «tecnologica» soprattutto da parte di Regioni, Province e Città Metropolitane, che hanno quanto mai urgenza di dotarsi di strumenti evoluti di analisi e ricognizione, svolgendo spesso anche la funzione di soggetto aggregatore o di stazione unica appaltante.

Programmazione e fabbisogni
Il giudizio di Pa e imprese sulla programmazione in funzione di una maggiore efficienza della spesa è sostanzialmente positivo: a patto però che si basi su un'analisi dei fabbisogni affidabile e oggettiva e che sia coerente con la gestione finanziaria dell'ente e con gli obiettivi politico-strategici dell'amministrazione. E sempre che le difficoltà amministrativo-burocratiche non ne rallentino i processi.
Gli interlocutori intervistati concordano anche sul fatto che la raccolta dei fabbisogni non è di per sé sufficiente a programmare bene, poiché occorrerebbe comprare quello che serve davvero e ciò che serve davvero non coincide sempre con quello che viene richiesto. I fabbisogni dovrebbero essere mappati partendo dagli obiettivi e dai progetti strategici dell'Ente, non per oggetti di acquisto. Il concetto che qui viene ribadito è quello della «funzione d'uso del bene»: l'analisi dei fabbisogni dovrebbe avere per oggetto non tanto il singolo bene o servizio ma il bisogno che questo deve soddisfare. Ecco perché è fondamentale ragionare sulla descrizione delle categorie merceologiche e sul livello ottimale di definizione per una corretta rilevazione del fabbisogno.
Le competenze ritenute più rilevanti per programmare sono ritenute quelle attinenti alla conoscenza dei mercati di riferimento (ciò che, nelle aziende private, viene definito category management) e che attiene alla capacità delle Pa di analizzare i fabbisogni dei diversi settori merceologici e comprendere i flussi di spesa “storici” attivati sulle diverse categorie.

Program manager
Diventa fondamentale la figura del program manager. Cioè colui che, all'interno dell'ente, raccoglie i fabbisogni degli uffici e coordina la programmazione proponendo ai vertici le priorità di acquisto. Il program manager ha una visione trasversale dei diversi settori ed è in grado di: proporre le priorità, valutare la coerenza tra programmazione e strategie di sviluppo dell'Ente, interfacciarsi sia con i vertici finanziari che con quelli politico-strategici per pre-istruire le scelte programmatorie di fondo che a questi spettano.
L'indagine ha messo in evidenza che le amministrazioni non hanno ancora ben chiaro il ruolo di questa figura, che viene fatta coincidere con il dirigente acquisti, ma che ha una funzione ben diversa rispetto a quest'ultimo.

IL rapporto