Accesso agli atti, va rilasciata l'attestazione di quelli smarriti

Nel caso in cui l'amministrazione cui sia stato chiesto l'accesso non riesca in concreto a trovare tutta o parte della documentazione richiesta in visione o copia non è sufficiente rispondere «i documenti reclamati non sono stati trovati». Secondo il Tar Campania-Napoli (sentenza n. 6181/2022) è invece necessario che l'ente rilasci una vera e propria attestazione che nel dettaglio chiarisca: a) se i documenti richiesti non esistano ovvero siano andati smarriti o comunque non siano stati trovati; b) in questo secondo caso quali ricerche siano state concretamente eseguite avendo riguardo alla modalità di conservazione degli atti ed alle articolazioni organizzative incaricate della conservazione, e quali siano le effettive motivazione del mancato reperimento dei documenti in questione.

Nella vicenda affrontata dal Tar partenopeo l'amministrazione si era limitata a comunicare al richiedente di non aver trovato tutti i documenti, senza tuttavia chiarire come e dove erano stati concretamente condotte le ricerche. L'amministrazione aveva solamente dato riscontro all'istanza nei termini previsti, fornendo la documentazione (fino ad allora) rinvenuta nei propri archivi. Per il giudice napoletano in queste situazioni non può dirsi che l'amministrazione abbia esattamente adempiuto al suo obbligo di dare riscontro alla istanza di accesso. Benché il diritto di accesso trovi il suo naturale limite nella esistenza e disponibilità dei documenti - nel senso che l'amministrazione è obbligata a ricercare i documenti nei propri archivi ma non può esibire documenti che non esistano o non riesca a trovare - la Pa deve fornire notizie sicure sulla inesistenza di ulteriori documenti ovvero se siano stati perduti.

L'amministrazione deve eseguire con la massima accuratezza e diligenza le ricerche per rinvenire i documenti se necessario destinando al riguardo le idonee risorse in termini di personale e di tempo. Qualora ciò nonostante la documentazione non venga reperita deve estendere le relative indagini, anche con le opportune segnalazioni e denunce all'Autorità giudiziaria, presso altre amministrazioni che fossero in possesso di copia della documentazione richiesta, dandone immediata comunicazione all'interessato. In caso di ulteriore esito negativo delle ricerche l'ente deve dare conto al privato delle ragioni dell'impossibilità di ricostruire gli atti mancanti, delle eventuali responsabilità connesse a tale mancanza (smarrimento, sottrazione, distruzione, ecc.) e dell'adozione degli atti organizzativi di natura archivistica che accertino lo smarrimento o irreperibilità in via definitiva dei documenti in questione. I descritti comportamenti richiesti all'ente devono ritenersi in linea con i precetti costituzionali, con i principi generali dell'ordinamento, ma anche con le specifiche e più recenti previsioni normative, tutte tese a garantire pubblicità, trasparenza, snellezza, economicità ed efficacia dell'azione amministrativa nei rapporti fra le amministrazioni e i cittadini.