Accesso agli atti, via libera anche sui documenti ultradecennali

Il limite decennale previsto dalla normativa civilistica non trova applicazione nella disciplina degli obblighi di conservazione degli atti della Pa. Su queste basi il Cgars (sentenza n. 481/2022) ha ritenuto legittima una richiesta di accesso agli atti anche per la parte relativa a documenti più vecchi di 10 anni. Capovolgendo la sentenza in primo grado del Tar che applicando la disciplina del codice civile aveva accolto solo parzialmente la richiesta, il Consiglio di giustizia amministrativa siciliano ha evidenziato che in realtà la disciplina sulla conservazione degli atti della Pa ha «carattere speciale». E da tale disciplina emerge che la conservazione degli atti pubblici è intimamente connessa ai principi costituzionali di trasparenza e buona amministrazione. In quanto finalizzato a impedire la perdita di informazioni, il tempo di conservazione degli atti in special modo se dematerializzati, può quindi essere «a lungo termine» o persino «permanente».

La normativa in materia di conservazione della documentazione amministrativa prevede l'adozione da parte di ogni amministrazione del piano di conservazione integrato con il sistema di classificazione degli atti. Il piano è lo strumento tecnico con il quale l'ente definisce i tempi di conservazione della documentazione prodotta e acquisita, superati i quali è possibile procedere ad operazioni programmate ed organiche di selezione e scarto. L'obbligo di conservazione dei documenti è inteso a salvaguardare il diritto d'accesso da parte degli interessati, ma anche la ricerca per finalità storiche, culturali e scientifiche. La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell'ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità; alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte. Nella fase di formazione devono essere perseguiti obiettivi di qualità, efficienza, razionalità, sistematicità, accessibilità e coerenza, tenendo in debito conto le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano.

Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta quindi la migliore garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa e giuridica, tipici della gestione degli archivi pubblici. Lo Stato, le Regioni e gli altri Enti territoriali devono assicurare e sostenere la conservazione di tale "patrimonio" favorendone la pubblica fruizione. Deriva che gli enti citati e ogni altro ente pubblico hanno l'obbligo di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli. I documenti informatici, in particolare, vanno conservati nel rispetto delle più attuali regole tecniche. In tema di atti pubblici, pertanto, non solo non trova applicazione la disciplina civilistica ma sussiste lo specifico obbligo dell'amministrazione di conservare la documentazione anche attraverso gli strumenti tecnologici.