Verbale necessario per certificare l’attività dell’organo collegiale

La verbalizzazione delle attività espletate da un organo amministrativo costituisce un atto necessario, in quanto consente la verifica della regolarità delle operazioni dello stesso collegio. Il Consiglio di Stato, sezione II, con la sentenza n. 3544/2020, ha individuato gli elementi che caratterizzano la natura, le funzioni e la forma del verbale, che si connota come una particolare tipologia di atto amministrativo.

I giudici amministrativi, infatti, evidenziano anzitutto come il verbale possa essere definito quale atto giuridico, appartenente alla categoria delle certificazioni, che ha lo scopo di descrivere atti o fatti rilevanti per il diritto, compiuti alla presenza di un funzionario verbalizzante cui è stata attribuita la funzione.

La verbalizzazione, pertanto, ha l'obiettivo di assicurare e dare conto della certezza delle operazioni svolte dall'organo collegiale.

Il Consiglio di Stato individua quale prima importante caratteristica dei verbali la loro finalizzazione, volta alla documentazione di quanto si è verificato in relazione a un determinato accadimento della vita, per cui, in quanto atti amministrativi, devono essere distinti rispetto agli atti ed ai fatti che vengono rappresentati e descritti proprio nelle verbalizzazioni. In questo senso l'esempio classico è la deliberazione adottata da parte di un certo organo collegiale, che esiste a prescindere dall'atto verbale che ne riferisce i contenuti.

In relazione alla modalità di resa del verbale, i giudici amministrativi evidenziano la sostanziale libertà della forma, salvo che non sussistano specifiche norme che dispongono invece una determinata forma richiesta per l'esistenza dell'atto. In mancanza di norme specifiche, l'amministrazione deve valutare il grado di incidenza dell'atto sulle situazioni giuridiche dei destinatari e la natura degli interessi in gioco, utilizzando preferibilmente la forma scritta nel caso di provvedimenti limitativi della sfera giuridica altrui.

Nell'ambito degli organi collegiali, la volontà viene manifestata mediante formalità che possono essere anche differenti dall'atto scritto. Tuttavia la documentazione dell'atto, ovvero le deliberazioni, trova la sua fonte nella verbalizzazione di quanto viene manifestato all'interno della seduta del consesso.

Secondo il Consiglio di Stato, quindi, il verbale forma la memoria conservativa rispetto a quanto è accaduto nell'ambito delle decisioni intraprese dall'organo collegiale e va a costituire la documentazione amministrativa necessaria ai fini amministrativi.

La verbalizzazione può avvenire, in certi casi, anche nella seduta successiva, in cui viene dato atto della deliberazione adottata (già adottata e perfezionata, quindi), nella seduta precedente.

Il verbale ha infatti la funzione di attestare il compimento dei fatti svoltisi in modo tale che sia sempre verificabile la regolarità dell'iter di formazione della volontà collegiale e di permettere il controllo delle attività svolte, senza che sia necessaria una indicazione minuta delle singole attività che sono state compiute e le singole opinioni espresse.

Dal punto di vista contenutistico, di conseguenza, l'atto di verbalizzazione ha una funzione di certificazione pubblica, contiene e rappresenta i fatti e gli atti giuridicamente rilevanti che è necessario siano conservati per le esigenze probatorie con fede privilegiata - dal momento che sono redatti da un pubblico ufficiale - che si sostanzia essenzialmente nell'attendibilità in merito alla provenienza dell'atto, alle dichiarazioni compiute davanti al pubblico ufficiale e ai fatti accaduti.

Peraltro, la non ascrivibilità del verbale agli atti collegiali comporta che la sottoscrizione di tutti i componenti del collegio non è essenziale per la sua esistenza e validità, che possono essere incise solo dalla mancanza della sottoscrizione del pubblico ufficiale redattore, ovvero dalla mancata indicazione delle persone intervenute.

Questi elementi possono essere rapportati anche alle attività di particolari tipologie di collegi, operanti per l'amministrazione, come le commissioni giudicatrici nell'ambito delle procedure di affidamento di appalti e concessioni con il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa, anche in ragione della mancanza di una disposizione specifica che regoli l'attività di verbalizzazione.

La sentenza del Consiglio di Stato n. 3544/2020