Accesso, la Pa deve motivare l'irreperibilità dei documenti richiesti

Il Tar Milano, nella sentenza n. 1245/2020, si è occupato dell'accesso a documenti irreperibili e ha accolto il ricorso con cui è stato richiesto l'annullamento del silenzio-rigetto, formatosi a causa dell'inerzia serbata da un Comune sull'istanza di accesso a pratiche relative a istanze di autorizzazione edilizia.

I giudici hanno spiegato che non si può imporre l'ostensione di atti di cui la pubblica amministrazione dimostri, sulla base di circostanze oggettive e circostanziate, di non essere più in possesso. Infatti la richiesta deve riguardare documenti esistenti, non quelli distrutti o irreperibili o mai formati.

La pubblica amministrazione deve indicare sotto la propria responsabilità, gli atti inesistenti o indisponibili che non è in grado di esibire, e motivare l'impossibilità di esibirli.
La giurisprudenza è consolidata nell'evidenziare come la difficoltà di recupero non possa costituire ostacolo all'esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre termini ragionevoli.
E il diritto di accesso può essere limitato solo nei casi previsti in modo espresso dalla legge e non dall'amministrazione detentrice dei documenti amministrativi, direttamente riferibili alla tutela di un interesse personale e concreto, anche di carattere conoscitivo, preventivo e valutativo del richiedente.

Infatti l'interesse alla conoscenza di atti amministrativi è un bene della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio non può essere precluso dall'amministrazione, in assenza di ragionevole giustificazione.

Per questa ragione il Tar Milano ha sottolineato che la Pa deve ricercare in modo accurato e diligente i documenti chiesti in visione, e se non riesce a trovarli deve estendere le indagini presso altre amministrazioni che possiedono copia degli stessi, anche con segnalazioni e denunce all'Autorità giudiziaria.

Il diniego di accesso non può basarsi solo sulla dichiarazione di indisponibilità dei documenti richiesti, a causa del tempo trascorso e delle modifiche organizzative.
È importante motivare in ordine alle modalità di conservazione degli atti, all'impossibilità di ricostruire i documenti mancanti, alle ragioni dello smarrimento, alle ricerche svolte, nonché in ordine all'adozione degli atti di natura archivistica che accertino lo smarrimento/irreperibilità in via definitiva dei documenti.
Alla luce delle argomentazioni dei giudici il Comune è stato pertanto obbligato ad attivare ogni iniziativa necessaria per recuperare la documentazione oggetto del ricorso e ad acquisire attestazioni formali dei Responsabili degli uffici interessati sulla effettuazione delle ricerche compiute e sulle ragioni dell'eventuale irreperibilità della documentazione.