Affidamento all'esterno delle ordinarie mansioni solo per effettiva necessità e se non c'è personale interno

È necessario che gli enti locali pongano una particolare attenzione nell'affidamento all'esterno delle ordinarie mansioni che costituiscono normale e quotidiano espletamento dei compiti rientranti nelle funzioni del personale, perché questo costituisce una deviazione dalla regola generale dell'autosufficienza dell'amministrazione e dell'efficiente impiego delle risorse destinate a remunerare il personale. Lo si rileva dalla lettura della sentenza n. 374/2021 della Corte dei conti, Terza sezione giurisdizionale centrale d'appello (si veda NT+ Enti locali & edilizia del 6 settembre).

I presupposti che consentono la deviazione e di conseguenza legittimano l'affidamento all'esterno di incarichi sono:
• l'effettiva sussistenza delle condizioni di necessità sottese all'incarico;
• l'inesistenza di personale interno al quale poterle affidare.

Sono circostanze che l'amministrazione deve valutare con particolare ponderazione, non trattandosi di affidare speciali compiti o progetti o di risolvere questioni di carattere straordinario o contingente, ma di far fronte ai propri compiti istituzionali in modo efficiente e conforme all'ordinamento.

La questione trattata nella sentenza verte in merito all'affidamento esterno dei servizi di: «predisposizione degli atti economici finanziari dell'ente», e cioè «la predisposizione di atti contabili complessi come l'elaborazione del bilancio e la gestione dello stesso; predisposizione del rendiconto, osservanza del patto di stabilità, ecc. ecc.». Per i magistrati contabili si tratta, con tutta evidenza, del principale compito del settore ragioneria e quindi di ordinarie funzioni espletate in seno al Comune. Pertanto, la motivazione edotta dal Comune deve rendere in maniera esaustiva le ragioni della necessità di conferire l'incarico all'esterno. E, per il collegio giudicante, la pendenza di un concorso per la copertura del posto in questione dimostra l'assenza di un "referente strutturale" del servizio ma da questo non deriva necessariamente l'opzione di ricorrere ad affidamento estero bensì il dovere di riorganizzare il servizio, seguendo la regola del previo utilizzo delle competenze interne all'ente. E neppure la motivazione che il segretario generale è «fortemente impegnato nell'esercizio delle proprie funzioni di direttore generale ed è in prossimità del collocamento a riposo» costituisce una legittima ragione per la quale l'amministrazione non abbia riorganizzato il servizio, ritenuto non più espletabile dal segretario generale, ricorrendo, nelle more della copertura del posto in organico, a personale disponibile all'interno, e senza ulteriori oneri per effetto dell'affidamento esterno.

Il ragionamento, per i giudici, è esattamente inverso: poiché i tempi per la copertura del posto di dirigente del settore ragioneria prevedibilmente si allungano, occorre ricorrere in primis alle risorse disponibili all'interno dell'amministrazione, per evitare di "stabilizzare" un ricorso a soggetto esterno per lo svolgimento di mansioni che l'ordinamento prevede siano svolte da personale interno.

E comunque, nel caso in cui fosse ritenuto necessario l'affidamento esterno, dalla motivazione e dagli atti interni dell'ente devono risultare gli elementi che giustificano la scelta, avvalorati da un preventivo accertamento dell'inesistenza di personale interno adeguato a svolgere le mansioni oggetto dell'incarico. É necessario che lo stesso sia espletato attraverso una indagine concreta (cioè realmente avvenuta) ed effettiva (cioè, condotta con riferimento al personale in organico e con riferimento alle competenze maturate da ciascuno). La mera produzione di tabelle di organico o elencazione di dipendenti in servizio non costituisce di per sé prova adeguata a dimostrare che vi fosse, o non vi fosse in organico, disponibilità di adeguato personale interno.